Rekruteren zonder te discrimineren: naar een objectieve en inclusieve procedure
Opgesteld door BRUXEO in november 2023
Fragment uit “Recruter, ce n’est pas neutre” (Rekruteren verloopt niet neutraal) gepubliceerd door APEF[1].
Waarom de wervingskwestie en de risico's van discriminatie in de non-profitsector aanpakken? Is de sector van nature niet-discriminerend? Maken zijn sociale missie, zijn waarden van solidariteit en inclusiviteit en zijn nauwe en regelmatige contacten met een diverse en gevarieerde bevolking de kwestie van neutrale werving niet overbodig?
Zijn interne werving objectiveren om consistent te blijven met zijn waarden
Het ontbreken van een duidelijk onderscheid tussen de specifieke realiteit van externe diensten die door vzw's aan het publiek worden aangeboden en het interne beheer van diezelfde vzw's is nog steeds sterk aanwezig bij vzw-managers, maar ook bij partners en overheidsinstanties. Zonder te vervallen in een simplistische en overdreven uitdrukking als "schoenmakers lopen op kapotte schoenen", moeten we ons ervan bewust zijn dat mensen die expert zijn op een bepaald gebied soms de neiging hebben om hun eigen behoeften te verwaarlozen. Ook al doen de verklaarde waarden van de vzw ons vaak geloven dat dit wel zo is, de integratie van een diversiteits-, gelijkheids- en inclusiebeleid (DGI) in het dagelijkse beheer van socialprofitbedrijven is nog steeds een te zeldzaam fenomeen. We moeten dit aanmoedigen om de procedures met betrekking tot personeelsbeheer en rekrutering te doen evolueren. De ervaring die werd opgedaan via het So-divercity-project toont aan dat de wil er wel is, maar dat professionals uit de sector soms niet de opleiding, tools en tijd hebben om hun HR-procedures te analyseren en te verbeteren.
Een missie van algemeen belang ondersteunen om de werkgelegenheid te bevorderen
Bovendien groeit de tewerkstelling in de socialprofitbedrijven in Brussel. Volgens gegevens van de RSZ zijn er momenteel meer dan 107.000 actieve werknemers in 5.700 bedrijven. Ongeveer 70% van het personeel zijn vrouwen, maar dit percentage daalt sterk in directiefuncties. De werkgelegenheid steeg met 10,15% tussen 2014 en 2019. Volgens de vooruitzichten van het Federaal Planbureau voor 2022-2027 zal de gemiddelde jaarlijkse groei van de werkgelegenheid hier hoger zijn dan in de volledige economie, namelijk 1,30% tegenover 0,60% in de rest van de economie.
« Veel vrouwen solliciteren niet voor een vacature als zij niet aan alle genoemde voorwaarden voldoen. Voor mannen ligt de drempel veel lager (60% van de vereisten). » Iris Bohnet, Professor aan Harvard University - What Works: Gender Equality by Design.
Bijgevolg is er een reële kans dat deze groei van de tewerkstelling in socialprofitbedrijven ten goede komt aan alle doelgroepen, ongeacht hun afkomst, huidskleur, seksuele geaardheid, geslacht, leeftijd, handicap, enz. om hun eerlijke vertegenwoordiging op de arbeidsmarkt te versterken.
Als het naleven van de wettelijke verplichtingen u in staat stelt om de kwaliteit en efficiëntie van uw dienstverlening te verbeteren
Veel vzw's zijn zich bewust van de juridische risico's die inherent zijn aan het wervingsproces en de mogelijk discriminerende gevolgen ervan, die in strijd zijn met de wettelijke verplichtingen van werkgevers maar ook met de waarden van de sector, en zij zijn collectief op zoek naar een oplossing om hun wervingsproces te verbeteren.
Deze reflectie is vaak het resultaat van teamopleidingen of acties in het kader van een diversiteitsplan. Deze stellen medewerkers in staat om zich bewust te worden van en opgeleid te worden met betrekking tot hun eigen onbewuste vooroordelen[2] en omtrent de rijkdom van de diversiteit binnen het personeelsbestand om creativiteit te stimuleren, gezichtspunten te diversifiëren en om de efficiëntie van hun werk en hun dienstverlening aan de bevolking te verbeteren. Deze vzw’s worden zich zodoende bewust van het belang van openheid in hun wervingsprocedures, zodat ze geen getalenteerde mensen mislopen die hun team zouden kunnen versterken. Dit is des te erger omdat de sector te kampen heeft met tal van tekorten aan arbeidskrachten.
Een methodologisch voorstel gebaseerd op feedback van BRUXEO
Om tot een objectieve wervingsprocedure te komen, is het methodologisch gezien noodzakelijk om de tijd te nemen om het proces te analyseren en op te splitsen in verschillende fasen. Deze aanpak maakt het mogelijk om meer objectieve systemen voor elk van hen uit te werken. We zullen hier de volgende 5 fasen bespreken: opstellen van de vacature, distributiekanalen, vereiste en in te vullen documenten, werk- en sollicitatiegesprekken, gegevensverwerking en selectie[3].
1. Het opstellen van de vacature:
Van bij het opstellen van de vacature is het essentieel om te communiceren dat u openstaat voor diversiteit, zodat alle getalenteerde mensen zich betrokken voelen en aangemoedigd worden om bij uw organisatie te solliciteren. In het verlengde daarvan is het ook nuttig om te weten welke criteria wettelijk beschermd zijn en daar rekening mee te houden.
Sommige vzw's hebben bijvoorbeeld beslist om naast het mannelijke en vrouwelijke gender ook het non-binaire gender op te nemen in de beschrijvingen van de vacatures. Qua schrijfstijl besteden andere vzw's bijzondere aandacht aan de terminologie die wordt gebruikt om functies te benoemen, om het geslacht zichtbaar te maken als de context zich daartoe leent of, omgekeerd, om gemeenslachtige woorden en/of collectieve naamwoorden te gebruiken. Standaardzinnen die het bedrijfsbeleid benadrukken, worden eveneens vermeld in veel vacatures. BRUXEO vermeldt proactief dat “met het oog op het bestrijden van discriminatie, de sollicitaties anoniem zullen worden behandeld in de voorselectiefasen” en ook dat “BRUXEO het beleid van ACTIRIS inzake inclusie, het bevorderen van diversiteit en het bestrijden van discriminatie actief ondersteunt”. Uit feedback blijkt dat deze eenvoudige maar duidelijke vermeldingen al verschillende mensen hebben aangezet om te solliciteren voor een van onze vacatures. Ten slotte is het belangrijk dat een vacature duidelijk is, zowel wat betreft de vaardigheden die verwacht worden en de kwalificaties die vereist zijn, als wat betreft de wervingsprocedure, de fasen en de timing. Gezien de identiteit van onze organisatie schrijven we bij BRUXEO onze jobaanbiedingen altijd in het Frans en het Nederlands.
2. Verspreidingskanalen:
De verspreidingskwestie is vaak frustrerend omdat de kanalen beperkt lijken. Het verspreiden of niet-verspreiden zijn echter duidelijk factoren die de diversiteit van de kandidaturen beperken en afschermen. Het gebruik van persoonlijke netwerken of aanbevelingen zal waarschijnlijk leiden tot affiniteitsvooroordelen en tot gelijksoortige kandidaturen qua leeftijd of etnische afkomst[4]. Voor kandidaturen die werden ontvangen via persoonlijke netwerken moet men uiteraard dezelfde wervingsprocedure volgen als andere sollicitaties om een eerlijke en evenwichtige behandeling te garanderen.
Om de gewoonten te doorbreken, is het raadzaam om de gebruikte wervingskanalen te diversifiëren en te kiezen voor een brede verspreiding, door het aantal plaatsen waar talent kan worden gevonden te vergroten en zowel generalistische kanalen te gebruiken als sociale netwerken of kanalen die specifiek zijn voor de non-profitsector (voorbeelden: le Guide Social, Alterjob, enz.) of voor de desbetreffende functie, bijvoorbeeld via netwerken van universiteiten en hogescholen. Als u tweetalige kandidaten wil aantrekken, dan denkt u er best aan dat u uw vacatures op zowel Nederlandstalige als Franstalige platforms plaatst. Een brede en gediversifieerde verspreiding is een belangrijk uitgangspunt om verder te geraken dan de eigen netwerken en de mond-tot-mondreclame; en om u positief te laten verrassen door een aantal onverwachte kandidaten.
3. Vereiste en in te vullen documenten:
Verscheidene experts raden aan om te rekruteren zonder cv om een neutraal rekruteringsproces te garanderen. Bij BRUXEO zien we het cv als een nuttig instrument dat bevat wat elke kandidaat over zichzelf wil communiceren. We zijn echter van mening dat dit instrument vaak gestandaardiseerd is en verschillende elementen bevat die waarschijnlijk bepaalde onbewuste vooroordelen en vooroordelen van de leden van het selectiepanel versterken. We hebben daarom beslist om dit als niet-prioritair te behandelen. Het cv is een aanvulling geworden op ons belangrijkste instrument, namelijk een online sollicitatieformulier.
Dit online formulier kan niet alleen worden gebruikt om de sollicitatiebrief te vervangen door gerichte vragen, maar ook om te peilen naar de belangrijkste vaardigheden en ervaring die relevant zijn voor de functie van de kandidaten, zowel qua vorm (projectmanagement, groepsleiderschap, enz.) als qua inhoud (expertise binnen het domein, kennis van de sector). In de vragenlijst wordt ook gevraagd naar de motivatie voor de functie, krijgen kandidaten de kans om andere vaardigheden te beschrijven die relevant zijn voor de functie en komen zeer praktische vragen aan bod zoals de behoefte aan redelijke aanpassingen tijdens de selectieprocedure of de datum vanaf wanneer de persoon beschikbaar is om de functie uit te oefenen.
De antwoorden op dit online formulier staan vol met nauwkeurige, relevante en gerichte informatie, waardoor de kandidaten op een objectievere manier kunnen worden voorgeselecteerd dan door het simpelweg vergelijken van cv's. Dit betekent dat je tijd moet besteden aan het lezen van de verzamelde gegevens.
« 53 seconden is de gemiddelde tijd die een recruiter nodig heeft om een cv te lezen! Deze trend heeft dus een enorme invloed op het vermogen van een bedrijf om gekwalificeerde kandidaten te vinden. » aldus Julien André, oprichter van CV professionnel - resultaten berekend met eye-tracking-techniek
4. Werk en gesprek
Het selecteren van de kandidaten verloopt onvermijdelijk via één of meerdere sollicitatiegesprekken, afhankelijk van de procedures. Om het proces zo objectief mogelijk te maken, is het handig om een paar feiten in herinnering te brengen:
- Het is van essentieel belang om u op het gesprek voor te bereiden met een lijst met vragen die gericht zijn op de verwachte vaardigheden, zodat u zich kan concentreren op de objectief relevante elementen.
- Het stellen van dezelfde vragen aan elke kandidaat garandeert een minimum aan objectiviteit en zorgt ervoor dat elke kandidaat eerlijk en consistent wordt behandeld.
- De juryleden komen een gestructureerd evaluatieschema overeen en een scoresysteem voor de te evalueren elementen.
- Communiceer uw beoordelingen individueel zodat u niet beïnvloed wordt door de andere juryleden.
- Stel het selectiepanel gevarieerd samen op basis van het geslacht, de leeftijd of het functieprofiel van de leden.
Naast het gesprek, dat helpt om de motivatie, de soft skills en de persoonlijkheid van de kandidaten te bepalen, kan het nuttig zijn om een schriftelijke opdracht te organiseren om een overzicht te hebben van meer technische en/of meer specifieke expertisegebieden om de vaardigheden van de kandidaten te objectiveren.
5. Gegevensverwerking en selectie
In haar jobaanbiedingen preciseert BRUXEO dat “om discriminatie te voorkomen de sollicitaties tijdens de fase van de voorselectie anoniem worden behandeld”. In de praktijk betekent dit dat alle kandidaturen een uniform proces volgen. De gegevens die via het online sollicitatieformulier worden verzameld, worden geanonimiseerd wat betreft naam, geslacht, leeftijd, afkomst, handicap, enz. en meer in het algemeen om alle informatie te verwijderen die de identificatie mogelijk maakt.
De gegevens worden verwerkt door iemand die niet betrokken is bij het selectieproces[5]. De gegevens worden geanonimiseerd om ervoor te zorgen dat ze zo objectief mogelijk worden verwerkt door de mensen die verantwoordelijk zijn voor de voorselectie. Ze worden gevraagd om de kandidaten individueel te beoordelen op basis van een gemeenschappelijk evaluatierooster en om vervolgens hun beoordelingen uit te wisselen tijdens een groepsbijeenkomst. Cv's worden pas gelezen tijdens deze groepsbijeenkomst, en dan alleen ter verduidelijking of om een keuze te maken tussen twee kandidaten die waarschijnlijk op de shortlist voor een sollicitatiegesprek komen.
Als er ook een schriftelijke opdracht nodig is, dan moet hiervoor dezelfde gestructureerde procedure worden gevolgd: anonimisering, individuele evaluatie en collectieve evaluatie.
Perspectief: Verder kijken dan de rekrutering en proberen om het personeel te behouden
Als u een stabiel, getalenteerd en divers team wil hebben, dan moet u ook verder gaan dan de rekruteringsfase en reflecteren over al uw hr-procedures. Goed personeel behouden impliceert met name een gestructureerde onthaalprocedure, opleidings- en mentoringmogelijkheden, een balans tussen werk en privé, loopbaanontwikkeling, enz. en, meer in het algemeen, de inclusie van alle mensen in het team als een baken integreren via deze verschillende hr-systemen.
Dit is een breed onderwerp dat een relevante analyse vereist en een gedetailleerde analyse verdient. We zullen hier in toekomstige artikelen op terugkomen.
[2] Impliciete associatietest (IAT) - https://implicit.harvard.edu/implicit/takeatest.html
[3] Workshop BRUXEO met HumanInsight : Workshop “Objectieve en inclusieve aanwerving”