Appel à candidatures : Accompagnement CRM

Défis de gestion des données et des processus dans votre ASBL ?

Submergé par une multitude de fichiers Excel dans la gestion de votre ASBL bruxelloise ? Envie de modernisation, mais intimidé par l'idée d'adopter un système de gestion de la relation "client" (CRM) sans guide ni ressources appropriés ? Ou, dans l’empressement, avez-vous adopté un logiciel de gestion qui ne vous correspond pas ? Vous n'êtes pas seul !

À mesure qu’une ASBL grandit, souvent, les informations s’éparpillent et nécessitent des saisies multiples, ce qui limite la visibilité sur les projets et le suivi efficace de vos bénéficiaires. Excel, bien qu'utile, peut devenir un outil à double tranchant. La production de rapports et l'analyse des données deviennent alors des tâches fastidieuses, entraînant une perte de temps et une baisse de moral au sein des équipes.

Dans ce contexte, DIGIBRUX, en partenariat avec Egg3, a décidé de proposer un parcours d'accompagnement CRM sur mesure, conçu spécialement pour les ASBL bruxelloises à mission sociale. Ce programme, étalé sur 12 semaines, est structuré en 8 phases clés pour assurer une intégration complète et efficace du CRM, adaptée aux besoins spécifiques du secteur non marchand.

Programme en 8 Phases sur 12 Semaines

Notre programme, qui se déroulera du 30 janvier 2024 au 16 avril 2024, comprendra une série de 12 séances hebdomadaires, chacune d'une durée de 1h30, se tenant tous les mardis de 10h30 à 12h. La première et la dernière séance se tiendront en présentiel à Bruxelles (le lieu exact reste à confirmer), tandis que les 10 séances intermédiaires se dérouleront à distance via Microsoft Teams. Chaque séance abordera une étape spécifique d'un processus systémique, garantissant une couverture complète des aspects cruciaux pour une intégration efficace du CRM.

• Phase 1 - Participants Clés : Identification des membres influents de l'organisation et collecte de leurs informations essentielles pour une analyse complète des parties prenantes.

• Phase 2 - Rôles et Fonctions : Étude des différents rôles et services impliqués, y compris les collaborateurs externes, pour une compréhension approfondie des exigences et des perspectives.

• Phase 3 - Objectifs du Projet : Clarification des buts et des enjeux principaux, établissant une feuille de route claire pour le projet CRM.

• Phase 4 - Récits Utilisateurs : Collecte et structuration des besoins, idées et retours quotidiens, en utilisant une approche systémique pour prioriser et organiser les demandes.

• Phase 5 - Glossaire : Création d'un modèle de données structuré qui reflète le langage spécifique de l'organisation, pour une communication cohérente et une terminologie précise.

• Phase 6 - Intégration des Applications : Évaluation de l'interaction du CRM avec l'environnement numérique existant, pour assurer une intégration fluide et une collaboration efficace entre les différentes plateformes.

• Phase 7 - Etablissement d'une short-list : sélection d’une demi-douzaine d'applications CRM correspondant aux besoins de votre association et établissement d'une grille comparative d’aide au choix

• Phase 8 - Choix d'une solution CRM répondant à vos besoins: choix d’un outil et lancement d'un processus de déploiement participatif et auto-géré, avec ou sans l'aide d'un intégrateur

Pour plus d’informations, visitez Egg3 - Pas de CRM.

Objectifs Pédagogiques

À l'issue de notre programme, les participants de votre ASBL seront équipés pour :

• Définir et structurer précisément leurs besoins en matière de CRM pour une stratégie sur mesure.
• Renforcer la communication interne et externe, essentielle pour une collaboration efficace et un engagement accru de toutes les parties prenantes.
• Faciliter une transition en douceur vers un écosystème numérique cohérent et intégré, qui soutient vos opérations et votre mission sociale.

Informations Pratiques

• Programmation : 12 sessions interactives de 1h30, étalées du 30 janvier au 16 avril, chaque mardi de 10h30 à 12h. Le programme détaillé est accessible en annexe.
• Lieu : Les sessions en ligne se dérouleront via Teams, avec deux rencontres en personne aux bureaux de BRUXEO situé Quai du Commerce 48/b3a, 1000 Bruxelles.
• Public : Destiné aux représentants d'ASBL bruxelloises cherchant à améliorer leur gestion numérique et à implémenter un CRM efficace. Idéalement, 2 à 3 personnes par ASBL devront être présentes.
• Coût : Participation gratuite.
• Langues : Cette session se déroulera en français. (Une session ultérieure se déroulera en néerlandais, pour laquelle vous pouvez dès à présent marquer votre intérêt en contactant guillaume.gustin@bruxeo.be)

Processus de Candidature

Pour être éligible à notre programme d'accompagnement, votre ASBL doit appartenir au Cadre d'application du Protocole d'Accord 2021-2024 du secteur non marchand. Les critères de sélection incluent par ailleurs : la qualité du dossier de motivation et l'engagement des membres ; l'adéquation entre les besoins identifiés et l'accompagnement proposé ; le potentiel de transformation numérique de l'organisation ; et la cohérence de cette transformation avec la mission sociale de l'organisation. Toutes les informations fournies seront traitées en toute confidentialité et ne seront utilisées que pour les besoins de l'accompagnement.

Nous vous invitons à déposer votre candidature avant le jeudi 18 janvier 2024, à 11h00 précises. Les candidats sélectionnés seront informés par mail le mardi 23 janvier 2023. La première séance d'accompagnement débutera quant à elle le mardi 30 janvier 2023.

Annexe : Programme Détaillé