Wat te doen als subsidies uitblijven?

1. Inleiding

Door het ontbreken van een Brusselse regering en de verlenging van voorlopige kredieten staan veel vzw’s voor een steeds onhoudbaardere budgettaire onzekerheid. Zonder duidelijke vooruitzichten en hoewel de belangrijkste intentie is om de dienstverlening en alle jobs te behouden, zien sommige organisaties zich verplicht om moeilijke maatregelen te nemen om hun levensvatbaarheid te waarborgen. Hoe kan je in deze context je HR‑beleid aanpassen? Wat zijn de juridische mogelijkheden om tijdelijk contracten te schorsen of stop te zetten? En als betrokkenheid toch nodig blijft: onder welk statuut is het raadzaam om te rekruteren? En hoe veilig een contract dat afhankelijk is van een onzekere subsidie?

Deze fiche pretendeert noch een universele oplossing te bieden, noch radicale maatregelen aan te raden. Het doel is niet te beweren dat alle taken kunnen voortgezet worden met minder personeelsleden of via steeds preciezere contracten. Maar de realiteit is duidelijk: de afgelopen maanden moesten heel wat vzw’s hun personeelsbestand aanpassen — via het niet verlengen van contracten, het gebruik van tijdelijke werkloosheid of de reorganisatie van werk binnen teams. Het is een pijnlijke waarheid, maar beter ermee omgaan met goede informatie en begeleiding.

In deze fiche vindt u verschillende pistes om uw vzw zowel fiscaal als op HR-gebied te ondersteunen. Deze is echter niet uitputtend.

2. HR-pistes

PISTE 1: De conservatoire beëindiging

1. Wat houdt dat in?

De conservatoire beëindiging heeft geen eigen juridische verankering. Het is een “klassieke” beëindiging van het arbeidscontract: onmiddellijk en onherroepelijk. Concreet kan een werkgever, bij een dreigende stopzetting van subsidie, de werknemer ontslaan met de mededeling dat hij in dienst kan blijven indien de subsidie alsnog toegekend wordt (een werknemer die ná zijn opzegtermijn blijft werken, wordt beschouwd als anciënniteit onder een vast contract). Als de subsidie uiteindelijk niet komt, is het belangrijk dat de werknemer reeds zijn opzeg was gestart.

 2. Subsidies en opzegtermijn

In principe dekken subsidies de kosten van niet-gepresteerde opzegtermijnen niet, in tegenstelling tot de gepresteerde opzegtermijnen. INAMI kan wel een niet-gepresteerde opzegvergoeding vergoeden mits een sterke motivering.

3. Spreiding van betaling

Artikel 39bis van de wet van 3 juli 1978 bepaalt: “De werkgever kan de opzegvergoeding betaald conform artikel 39, § 1, in termijnen betalen in geval van ontslag door een bedrijf in moeilijkheden of met uitzonderlijk nadelige economische omstandigheden.” Het koninklijk besluit van 29 augustus 1985 verduidelijkt wat onder “bedrijf in moeilijkheden” wordt verstaan.

4. Beschermde werknemers

Vakbondsafgevaardigden, CPPT-leden, ondernemingsraad, en ook kandidaten die niet verkozen werden. Zij kunnen enkel ontslagen worden om een ernstig motief dat voorafgaand door de arbeidsrechtbank aanvaard werd of om economische/technische redenen erkend door het bevoegd paritair comité.

En wat met zieke werknemers, moederschapsverlof, ouderschapsverlof of “vertrouwenspersonen”? Dit zijn relatieve beschermingen. De contracten kunnen beëindigd worden mits redenen los van het verlof, bijvoorbeeld economische omstandigheden.

Bij ontslag van werknemers nabij de pensioenleeftijd: zij ontvangen naast werkloosheid een bijkomende vergoeding door u (referentie RCC) of via een fonds, indien voorzien in een toepasselijke cao. Sinds 30 juni 2025 geldt enkel het RCC om medische redenen: cao nr. 165 voor oudere werknemers met ernstige fysieke aandoeningen wordt met zes maanden verlengd via cao nr. 173.

5. Risico op kwalificatie: collectief ontslag

Er moet voorzichtig te werk worden gegaan om het risico te vermijden dat de ontslagen als collectief ontslag worden gekwalificeerd, indien u meerdere ontslagen doorvoert binnen een structuur met meer dan 20 werknemers. Als "collectief ontslag" wordt beschouwd: elk ontslag om één of meerdere redenen die geen verband houden met de persoon van de werknemers, en dat, over een periode van 60 dagen, minstens het volgende aantal werknemers treft:

• In ondernemingen die gemiddeld meer dan 20 en minder dan 100 werknemers tewerkstellen tijdens het kalenderjaar voorafgaand aan het ontslag: 10
• In ondernemingen die gemiddeld minstens 100 en minder dan 300 werknemers tewerkstellen tijdens het kalenderjaar voorafgaand aan het ontslag: 10% van het aantal werknemers
• In ondernemingen die gemiddeld minstens 300 werknemers tewerkstellen tijdens het kalenderjaar voorafgaand aan het ontslag: 30

In dat geval gelden een aantal verplichtingen: er moet een informatie- en raadplegingsfase worden nageleefd. De werkgever moet ook een tewerkstellingscel oprichten voor de outplacementbegeleiding. Bij niet-naleving van de specifieke procedure voor collectief ontslag moet de werkgever de werknemers opnieuw in dienst nemen of een bijkomende vergoeding betalen.

6. Aanvullende verplichting bij ontslag

In sommige gevallen moet de werkgever outplacement aanbieden: begeleiding om opnieuw werk te vinden of een professioneel project op te starten.

PISTE 2: Werktijd reduceren

Een minder rigoureuze maatregel dan ontslag: vrijwillige vermindering van de werktijd verlaagt loonkosten. Hou rekening met gevolgen voor de werknemer (minder loon, vakantiedagen, impact op werkloosheidsuitkering).

1. Vrijwillig halftijdse tewerkstelling

Een eenvoudig contractueel amendement volstaat. Minimale werkinspanning: 1/3 tijd en minstens 3 uur/u.

2. Halftijds blijven met behoud van rechten

Bij ontslag en hertewerkstelling op halftijdse basis kan, mits voorwaarden, de werknemer zijn voltijdse vergoeding hernemen via aanvullende uitkering (garantie-inkomensverzekering van ONEM). Aanvraag tot behoud van rechten binnen twee maanden.

3. Thematische verloven

Specifieke loopbaanonderbrekingen (1/2, 1/5 of 1/10) voor specifieke redenen: ouderschap, medische bijstand, palliatieve zorg, mantelzorg. Tijdens deze verloven ontvangt de werknemer een ONEM-uitkering als vervangingsinkomen. De werkgever betaalt dan niet de volledige wedde.

4. Tijdskrediet: voltijds, halftijds, 1/5

Om volgende redenen:

1. Zorg voor zijn/haar kind(eren) jonger dan 8 jaar

2. Palliatieve zorgen

3. Zorg voor een ernstig ziek gezins- of familielid

4. Zorg voor zijn/haar kind(eren) jonger dan 21 jaar met een handicap

5. Zorg voor zijn/haar ernstig ziek minderjarig kind of voor een ernstig ziek minderjarig kind dat deel uitmaakt van zijn/haar gezin

6. Het volgen van een erkende opleiding

Specifieke voorwaarden zijn van toepassing op het recht op tijdskrediet en uitkeringen, onder andere wat betreft duur, leeftijd en anciënniteit, afhankelijk van de reden. Voor meer informatie: HIER. Wat het tijdskrediet eindeloopbaan betreft, hierover is een Technische Fiche LEXECO beschikbaar op de website.

Het is essentieel om de toepasselijke CAO’s van uw sector te raadplegen om het voor u geldende tijdskredietregime te kennen.

Bovendien is het systeem van tijdskrediet volledig onafhankelijk van thematische verloven. Dit betekent dat tijdskrediet met motief niet wordt meegerekend bij thematische verloven, en omgekeerd wordt een thematisch verlof niet afgetrokken van de mogelijkheden van tijdskrediet met motief.

Voorbeeld: Een werknemer die 4 maanden ouderschapsverlof heeft genomen als thematisch verlof om voor zijn/haar kind te zorgen en die nog nooit tijdskrediet heeft opgenomen, kan – onder bepaalde voorwaarden – na dit ouderschapsverlof nog steeds gebruikmaken van het tijdskrediet met motief van 51 maanden om voor zijn/haar kind te zorgen.     

PISTE 3: Contract tijdelijk opschorten

Mogelijk in de non-profit sector via tijdelijke werkloosheid om economische of overmachtsreden. Zie specifieke fiche.

PISTE 4: Contractvormen & nuttige clausules

Welke overeenkomsten toepassen in deze context van budgettaire onzekerheid?

1. Vaste termijncontract 

De arbeidsovereenkomst voor bepaalde duur moet schriftelijk worden opgesteld en de duur of de einddatum van de prestaties vermelden, en dit uiterlijk op het moment van indiensttreding van de werknemer. Voorzichtigheid is geboden bij opeenvolgende contracten van bepaalde duur. De volgende principes moeten worden gerespecteerd:

• Maximum 4 opeenvolgende contracten van bepaalde duur, elk met een duur van minstens 3 maanden, op voorwaarde dat de totale duur van deze contracten niet meer dan 2 jaar bedraagt.

• Mits toestemming van de Dienst Toezicht op de sociale wetten: opeenvolgende contracten van bepaalde duur van minstens 6 maanden elk, op voorwaarde dat de totale duur van deze contracten niet meer dan 3 jaar bedraagt.

2. Vervangingscontract

Schriftelijk, met minimaal reden, identiteit van vervangen werknemer, duur (max 2 jaar) en beëindigingsmodaliteiten. Bijvoorbeeld bij ziekte, moederschapsverlof, krediet‑tijd…

Voorbeeld: een vervangingsovereenkomst kan worden gesloten voor de vervanging van een werknemer die afwezig is wegens ziekte, moederschapsverlof of ouderschapsverlof, tijdskrediet, jaarlijkse vakantie, …

De vervangende werknemer hoeft niet noodzakelijk dezelfde functie of hetzelfde werk uit te oefenen als de werknemer die hij of zij vervangt. 

3. Contract voor duidelijk afgebakend werk

Bij dit type contract beschikt de werknemer, nog vóór hij in dienst treedt, over een duidelijke taakomschrijving. Daardoor kan hij op voorhand inschatten hoeveel werk er precies van hem wordt gevraagd en hoeveel tijd daarvoor nodig zal zijn.

/!\ Voor de arbeidsovereenkomsten van bepaalde duur, voor een duidelijk omschreven werk of voor tijdelijke vervanging, die vanaf 8 mei 2023 worden gesloten, geldt een nieuwe regel inzake opeenvolging: HIER

4. Tijdelijk contract

Weinig bekend en verschillend van uitzendarbeid, wordt dit type contract geregeld door de wet van 24 juli 1987 betreffende de tijdelijke arbeid, uitzendarbeid en het ter beschikking stellen van werknemers aan gebruikers. Het arbeidsovereenkomst voor de uitvoering van tijdelijke arbeid kan worden gesloten in drie situaties:

• Tijdelijke vervanging van een vaste werknemer van wie de arbeidsovereenkomst is geschorst of van een werknemer van wie de arbeidsovereenkomst is beëindigd
• Tijdelijke toename van werk
• Uitzonderlijk werk

Het kan de vorm aannemen van de drie hierboven vermelde contracten: bepaalde duur (arbeidsovereenkomst van bepaalde duur), vervanging (vervangingscontract), of een duidelijk omschreven werk (contract voor een duidelijk omschreven werk).

PISTE 5 : Invoeging van een clausule

1. Resolutoria clausule

De werkgever kan in de arbeidsovereenkomst een ontbindende voorwaarde opnemen, dat wil zeggen een clausule met betrekking tot een toekomstige en onzekere gebeurtenis, waarvan de verwezenlijking automatisch leidt tot het beëindigen van de contractuele relatie. Wanneer deze gebeurtenis zich voordoet, eindigt het contract automatisch, zonder opzegtermijn. Om geldig te zijn, moet een dergelijke clausule aan verschillende voorwaarden voldoen:

• De overeengekomen voorwaarde mag niet strijdig zijn met een dwingende wetsbepaling of met de openbare orde. (Voorbeeld: verboden is een clausule die bepaalt dat het contract eindigt bij het huwelijk van een werkneemster of bij een zwangerschap.)
• De voorwaarde moet duidelijk en ondubbelzinnig worden omschreven; ze moet precies en bepaald zijn, hoewel de datum onzeker mag zijn, op voorwaarde dat ze precies bepaalbaar is.
• De clausule mag een van de partijen niet het recht geven om het contract eenzijdig te beëindigen op eigen initiatief. (Voorbeeld: het slagen voor een test die door de werkgever wordt georganiseerd.)

Voorbeeld geldig clausule:“Dit contract wordt gesloten onder de ontbindende voorwaarde dat een subsidie wordt toegekend en behouden door [subsidiëntnaam]. Bij niet-toekenning of intrekking eindigt het contract automatisch op de datum van de beslissing.”