Obligations légales et règlementaires des ASBL

Thématique

Détails

Récurrence/Délai

1.

Gouvernance

Rassembler l’Organe d’Administration (OA) au moins 1 fois par an, en respectant les modalités fixées par les statuts pour préparer l’AG ordinaire.

Min 1x/an

2.

Gouvernance

Tenir une Assemblée Générale (AG) ordinaire rassemblant les membres effectifs dans le courant du 1er semestre qui suit la clôture des comptes. Exemple : si votre exercice se clôture le 31 décembre, vous devez organiser l’AG ordinaire au plus tard le 30 juin de l’année suivante

L’AG ordinaire doit au minimum traiter des points suivants :

• Approbation des comptes de l’exercice écoulé
• Décharge des administrateurs
• Approbation du budget de l’exercice à venir

Min 1x/an

3.

Comptabilité / Gestion financière

Etablir un budget annuel et le faire approuver par l’AG (c’est un document interne qui ne fait l’objet d’aucun dépôt)

1x/an

4.

Comptabilité / Gestion financière

Dépôt des comptes annuels

• Bilan, compte de résultats et annexe
• Dépôt au tribunal de commerce
• La loi définit plusieurs catégories d’ASBL qui doivent chacune respecter des obligations comptables respectives

1x/an

 

Approuvés par l’AG à max clôture + 6 mois

Déposés par les administrateurs ou gérants à la BNB max 30j après approbation (CSA, art. 3.1, 3:10 et 3:12).

5.

Comptabilité / Gestion financière

Remplir la déclaration d’impôts : des personnes morales (majorité des ASBL) ou des sociétés selon les cas.

Impôt des personnes morales

• La date limite d'introduction de la déclaration est légalement fixée au dernier jour du septième mois qui suit celui de la clôture de l'exercice comptable. Déclaration à faire en ligne, via Biztax
• Déclaration à rentrer même dans le cas où l’ASBL n’a pas de revenu imposable.

Impôt des sociétés

La date limite d'introduction de la déclaration est légalement fixée au dernier jour du septième mois qui suit celui de la clôture de l'exercice comptable.

1x/an

Max Clôture comptable +7mois

6.

Emploi

Dispositions légales en matière d’emploi - droit du travail :

Travailleurs salariés :

• Déclaration ONSS / DmfA: pour la déclaration de rémunérations, de temps de travail, de réductions et de cotisations de sécurité sociale.

1x/mois

7.

Risque

RGPD :

Toute entreprise qui traite des données à caractère personnel (sauf exception reprise ci-dessous) doit en principe tenir un registre (interne) des activités de traitement pour toutes les activités de traitement qui relèvent de sa responsabilité. Ce registre est une sorte d’inventaire de tous les traitements et est utile pour évaluer correctement les obligations du RGPD et les risques éventuels.

À noter que pour les entreprises qui emploient moins de 250 personnes, un registre n’est toutefois pas requis. La portée de cette exception est toutefois limitée, étant donné qu’elle ne s’applique pas s’il est question de traitements à risques, de traitements de données sensibles ou de traitements intégrés dans le fonctionnement quotidien de l’entreprise comme la gestion du personnel, des clients et des fournisseurs

Base légale : Article 30 du RGPD & fiche thématique (BRUXEO)

conserver cette information 5 ans après la cessation des traitements

8.

Risque

Registre UBO

L’ASBL sera tenue de confirmer périodiquement que rien n’a changé concernant les bénéficiaires effectifs et que les données inscrites dans le registre UBO sont donc toujours correctes. Les données déclarées dans le registre UBO doivent en effet être confirmées tous les ans et ce même si aucun changement n’a eu lieu.

1x/an

9.

Marchés Publics

Rapportage des marchés publics de faible montant auprès du SPF Bosa via e-Procurement

Dans le cas où l’ASBL est amenée à conclure des marchés publics et est donc considérée comme pouvoir adjudicateur, la législation impose une obligation de reporting pour les marchés importants mais aussi pour ceux de faible montant, c’est-à-dire ceux conclus entre 3.000 et 30.000 euros (HTVA). Ce rapport doit être transmis chaque année, au plus tard le 15 février via e-Procurement.

Plus d’infos sur la fiche technique à ce sujet : Marché public de faible montant | BRUXEO 

1x/an

Max le 15 février

10.

Comptabilité / Gestion financière

Paiement des taxes

• Payement du précompte professionnel – Avance sur impôt due par l’employeur sur les rémunérations attribuées aux employés.
• Payement du précompte immobilier – dans le cas de bien immobilier détenus par l’ASBL
• Payement de la TVA si l’ASBL est assujettie (TVA des ASBL | BRUXEO)
• Taxe patrimoine – entre le 1^er janvier et le 31 mars de chaque année (Taxe patrimoniale annuelle sur les ASBL | SPF Finances ; Fiche technique BRUXEO Taxe Patrimoine)
• Taxes régionales et communales

Thématique

Détails

Récurrence/Délai

1.

Emploi

Dispositions légales en matière d’emploi - droit du travail :

Travailleurs salariés :

• Règlement de travail (obligation dès le premier travailleur mais pas de modification à chaque nouvelle entrée ou sortie de travailleur
• Déclaration DIMONA et ONSS
• Contrats de travail
• Souscription à une assurance accident de travail
• Médecine du travail
• Affiliation à un service externe de prévention et de protection au travail (SEPPT) ainsi que la désignation d’un conseiller en prévention interne (SIPPT)

Volontaires :

• Convention de bénévolat

A chaque entrée ou sortie de travailleur.

2.

Gouvernance

Publication au MB de toute modification des statuts ou de composition dans l’OA

Concernant la modification des statuts d’une ASBL et/ou de la composition de son OA, il est obligatoire de déposer les actes au greffe au moyen des formulaires imprimés. Contrairement à la constitution d’ASBL, la modification ne peut pas, à l’heure actuelle, être réalisée via une procédure électronique.

Pour modifier les statuts d’une ASBL, il faut :

• rédiger une proposition de modification,
• convoquer l’AG, - faire voter les modifications par l’AG,
• rédiger le PV,
• déposer une série de document au greffe, en vue de la publication des nouveaux statuts.

A chaque modification

3.

Gouvernance

Tenir à jour le registre des membres de l’ASBL

L’ASBL doit tenir un registre de ses membres effectifs. Le registre doit être conforme aux règles de RGPD.

A chaque modification

4.

Risque

Registre UBO

• Tenir à jour le registre UBO via MyMinFin

L’ASBL sera tenue de transmettre au registre toute modification des données (changement d’adresse, modification du statut, etc.) dans le mois suivant la date à laquelle elle aura pris connaissance de l’information.

A chaque modification

5.

Risque

Contracter des assurances : RC, bâtiment, volontaires, administrateurs