Wettelijke en reglementaire verplichtingen van vzw’s

Thema

Details

Frequentie/Deadline

1.

Governance

2.

Governance

Een gewone Algemene Vergadering (AV) houden met de effectieve leden tijdens het eerste semester volgend op afsluiting van de jaarrekening. Voorbeeld: bij afsluiting op 31 december, AV uiterlijk 30 juni van het daaropvolgende jaar.

De gewone AV behandelt minstens:

• Goedkeuring van de jaarrekening
• Kwijting aan bestuurders
• Goedkeuring van het budget voor het komende boekjaar

Min 1x/jaar

3.

1x/jaar

4.

Neerlegging van de jaarrekening:

• Balans, resultatenrekening en toelichting
• Neerlegging bij de ondernemingsrechtbank
• De wet onderscheidt verschillende categorieën vzw’s, elk met hun eigen boekhoudkundige verplichtingen

1x/jaar

 

Goedgekeurd door AV max 6 maanden na afsluiting

Neergelegd bij NBB max 30 dagen na goedkeuring (CSA, art. 3.1, 3:10 en 3:12)

5.

Invullen van de belastingaangifte rechtspersonen (meerderheid van de vzw’s) of vennootschappen, naargelang het geval.

Rechtspersonenbelasting: 

• De uiterste indieningsdatum van de aangifte is wettelijk vastgelegd op de laatste dag van de zevende maand die volgt op de afsluiting van het boekjaar.
  
  De aangifte moet online worden ingediend online via Biztax.
• De aangifte moet worden ingediend, ook indien de vzw geen belastbare inkomsten heeft
  
   

Vennootschapsbelasting:

De uiterste indieningsdatum van de aangifte is wettelijk vastgelegd op de laatste dag van de zevende maand die volgt op de afsluiting van het boekjaar.

1x/jaar

Max afsluiting + 7 maanden

6.

Wettelijke bepalingen inzake arbeid:

Werknemers:

• RSZ / DmfA-aangifte: voor loon, arbeidstijd, verminderingen en sociale bijdragen

1x/maand

7.

AVG / GDPR:

Elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt (met enkele uitzonderingen) moet in principe een interne verwerkingsregister bijhouden voor alle verwerkingen waarvoor zij verantwoordelijk is. Dit register is een overzicht van alle verwerkingen en helpt om de AVG-verplichtingen en risico’s correct in te schatten.

Uitzondering: bedrijven met minder dan 250 werknemers zijn in sommige gevallen niet verplicht een register bij te houden. Deze uitzondering geldt niet voor risicovolle verwerkingen, gevoelige gegevens of dagelijkse bedrijfsprocessen (personeelsbeheer, klanten, leveranciers).

Wettelijke basis: Artikel 30 AVG & thematische fiche (BRUXEO)

8.

UBO-register:

De vzw is verplicht periodiek te bevestigen dat er geen wijzigingen zijn betreffende de uiteindelijke begunstigden en dat de gegevens die in het UBO-register zijn opgenomen nog steeds correct zijn. De in het UBO-register opgegeven gegevens moeten immers jaarlijks worden bevestigd, ook als er geen wijzigingen hebben plaatsgevonden.

1x/jaar

9.

Overheidsopdrachten

Rapportering van overheidsopdrachten van kleine waarde aan FOD BOSA via e-Procurement.

Indien de vzw overheidsopdrachten uitvoert en als aanbestedende overheid wordt beschouwd, legt de wetgeving een rapporteringsplicht op voor zowel grote als kleine opdrachten, d.w.z. opdrachten tussen 3.000 en 30.000 euro (excl. BTW). Het rapport moet jaarlijks worden ingediend, uiterlijk 15 februari via e-Procurement.

Meer info: Thematische fiche Overheidsopdracht van geringe waarde | BRUXEO

1x/jaar

Max 15 februari

10.

Betaling van belastingen:

• Voorheffing – voorschot op belasting door werkgeve
• Onroerende voorheffing – bij eigendom vastgoed
• BTW – indien de vzw onderworpen (BTW voor vzw's | BRUXEO)
• Patrimoniumbelasting – tussen 1 januari en 31 maart (BTW voor vzw's | BRUXEO ; Patrimoniumtaks voor vzw's | BRUXEO)
• Regionale en gemeentelijke belastingen

Thema

Details

Frequentie/Deadline

1.

Wettelijke bepalingen inzake arbeid - arbeidsrecht:

Werknemers:

• Arbeidsreglement (verplicht vanaf eerste werknemer, geen wijziging bij elke in- of uitstroom)
• DIMONA- en RSZ-aangifte
• Arbeidsovereenkomsten
• Ongevallenverzekering
• Arbeidsgeneeskunde
• Aansluiting bij een externe dienst preventie en bescherming (EDPB) en aanstelling van een interne preventieadviseur (IP)

Vrijwilligers:

• Vrijwilligersovereenkomst

Bij elke in- of uitstroom van werknemers.

2.

Governance

Publicatie in het Belgisch Staatsblad van elke statutenwijziging of wijziging in de samenstelling van het BO.

Voor wijzigingen in de statuten van een vzw en/of de samenstelling van het BO is het verplicht de akten neer te leggen bij de griffie via papieren formulieren. In tegenstelling tot de oprichting van een vzw kan een wijziging momenteel niet elektronisch worden uitgevoerd. Om de statuten te wijzigen, moet men:

• Een voorstel tot wijziging opstellen
• De AV bijeenroepen en de wijziging laten stemmen
• Het proces-verbaal opstellen
• Een reeks documenten neerleggen bij de griffie voor publicatie van de nieuwe statuten

Bij elke wijziging

3.

Governance

Het ledenregister van de vzw bijwerken

De vzw moet een register bijhouden van haar effectieve leden. Het register moet voldoen aan de regels van de AVG.

Bij elke wijziging

4.

Risico

UBO-register

• Bijwerken van het UBO-register via MyMinFin.

De vzw moet binnen één maand na kennisname van een wijziging de gegevens aanpassen (adreswijziging, statuutwijziging, etc.)

Bij elke wijziging

5.

Risico

Aansluiting van verzekeringen: BA, gebouw, vrijwilligers, bestuurders,...