Overheidsopdracht van geringe waarde

Als beheerder van een vzw kunt u ertoe gebracht worden overheidsopdrachten te sluiten. Ter herinnering: overheidsopdrachten zijn contracten betreffende werken, leveringen of diensten, die worden afgesloten tussen een aanbestedende overheid – in dit geval de vzw – en een economische operator.

Deze nota focust op de procedure voor overheidsopdrachten van geringe waarde. Wanneer de geraamde uitgave niet meer dan 30.000 € (excl. btw) bedraagt, geldt immers een soepelere regeling. Er bestaan ook andere procedures. Voor een overzicht kunt u terecht op de website van BOSA: BOSA – Soorten procedures.

 

De vzw als aanbestedende overheid

Een vzw wordt slechts als aanbestedende overheid beschouwd in de zin van artikel 2 van de wet betreffende de overheidsopdrachten, indien zij afhankelijk is van de Staat, de Gewesten, de Gemeenschappen, de lokale overheden of andere instellingen, op een van de volgende wijzen:

1. ofwel wordt haar werking hoofdzakelijk door hen gefinancierd;
2. ofwel is haar beheer aan hun toezicht onderworpen;
3. ofwel wordt meer dan de helft van de leden van haar bestuurs-, leidinggevend of toezichthoudend orgaan door hen aangewezen.

De gunning van een overheidsopdracht houdt voor de vzw in dat zij een overeenkomst sluit:

• Een bezoldigd contract: schenkingen en subsidies vallen hier niet onder.
• Een contract met een economische operator: een privaat of publiekrechtelijke rechtspersoon, met of zonder winstoogmerk, die werken, leveringen of diensten op de markt aanbiedt.

Algemene beginselen die moeten worden nageleefd

Ongeacht het bedrag van de opdracht moeten de volgende fundamentele beginselen worden gewaarborgd:

• Gelijkheid
• Niet-discriminatie
• Transparantie
• Evenredigheid

Deze regels zorgen voor een eerlijke procedure door alle inschrijvers gelijke toegang tot de informatie te geven. De gunningscriteria moeten relevant zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht, en geen enkele opdrachtnemer mag zonder gegronde reden bevoordeeld of benadeeld worden.

Daarnaast moeten ook andere verplichtingen worden nageleefd:

• De mededinging vrijwaren en het "opknippen" van opdrachten vermijden (d.w.z. het kunstmatig splitsen van een aankoop om bepaalde verplichtingen inzake mededinging of bekendmaking te omzeilen);
• Belangenconflicten voorkomen door gepaste maatregelen te nemen;
• De milieu-, sociale en arbeidswetgeving naleven;
• Een duidelijke prijs van bij het begin verkrijgen: deze moet vooraf bepaald of bepaalbaar zijn en mag niet worden gewijzigd, behalve indien een specifieke clausule dat toelaat in het bestek;
• De vertrouwelijkheid waarborgen: zolang er geen gunningsbeslissing is genomen, blijven de documenten met betrekking tot de procedure ontoegankelijk voor de inschrijvers.

 

De onderstaande twee algemene beginselen zijn daarentegen niet van toepassing in het kader van het vereenvoudigde regime voor overheidsopdrachten van geringe waarde:

• De verplichting tot betaling na aanvaarde prestatie: dit beginsel verbiedt voorschotten en bepaalt dat betaling pas mag plaatsvinden na de uitvoering van de opdracht;
• Het exclusieve gebruik van elektronische communicatiemiddelen: normaal gezien moeten alle contacten tussen de aanbestedende overheid en de economische operatoren elektronisch verlopen in elke fase van de procedure.

In de praktijk

Bij het sluiten van een overheidsopdracht van geringe waarde kunnen verschillende stappen worden onderscheiden:

• Allereerst moet de aanbestedende overheid haar behoeften nauwkeurig bepalen. Het is essentieel rekening te houden met eventuele verlengingen, de opsplitsing in loten en de herhalingen. Voor de klassieke sectoren (anders dan de sectoren water, energie, vervoer en postdiensten) bepaalt het koninklijk besluit betreffende de overheidsopdrachten van 18 april 2017:

- Voor overheidsopdrachten voor werken wordt bij de berekening van de geraamde waarde rekening gehouden met de kostprijs van de werken evenals met de totale geraamde waarde van de leveringen en diensten die door de aanbestedende overheid ter beschikking worden gesteld van de opdrachtnemer indien deze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werken (Artikel 7 §7).

- In het geval van overheidsopdrachten voor leveringen of diensten die een regelmatig karakter hebben of die gedurende een bepaalde periode worden hernieuwd, wordt als basis voor de berekening van de geraamde waarde van de opdracht genomen:

1. Ofwel de werkelijke totale waarde van opeenvolgende gelijksoortige opdrachten die zijn afgesloten in de voorgaande 12 maanden of het vorige boekjaar, gecorrigeerd, indien mogelijk, om rekening te houden met wijzigingen in hoeveelheid of waarde die zich zouden voordoen tijdens de 12 maanden volgend op het initiële contract;
2. Ofwel de geschatte totale waarde van opeenvolgende opdrachten die worden afgesloten gedurende de 12 maanden volgend op de eerste prestatie, of gedurende het boekjaar indien dit langer dan 12 maanden is.

             - Voor overheidsopdrachten voor leveringen met als voorwerp leasing, huur of huurkoop van producten, is de waarde die als basis dient voor de berekening van de                        geraamde waarde van de opdracht als volgt:

Bij overheidsopdrachten met een bepaalde duur, voor zover deze gelijk is aan of minder dan 12 maanden bedraagt, is de totale geraamde waarde voor de duur van de opdracht bepalend, of, indien de duur van de opdracht meer dan 12 maanden bedraagt, de totale waarde inclusief het geraamde bedrag van de restwaarde.

In het geval van overheidsopdrachten met onbepaalde duur of wanneer de duur niet kan worden vastgesteld, moet de maandelijkse waarde worden vermenigvuldigd met 48.

            - Voor overheidsopdrachten voor diensten omvat de schatting de totale vergoeding van de dienstverlener. Voor de berekening van deze waarde wordt rekening gehouden met:

1. Voor verzekeringsdiensten: de te betalen premie en andere vormen van vergoeding;
2. Voor bank- en andere financiële diensten: de honoraria, commissies, rente en andere vormen van vergoeding;
3. Voor opdrachten die ontwerp omvatten: de honoraria, commissies en andere vormen van vergoeding.

- Wat betreft overheidsopdrachten voor diensten zonder een totaalprijs, wordt de geraamde waarde van de opdrachten als volgt berekend:

1° Bij opdrachten met een bepaalde duur, indien deze gelijk is aan of minder dan 48 maanden: de totale waarde voor de volledige duur;

2° Bij opdrachten met een onbepaalde duur of langer dan 48 maanden: de maandelijkse waarde vermenigvuldigd met 48.

Hoe nauwkeuriger en vollediger deze analyse, hoe beter de ontvangen offertes aan de verwachtingen zullen voldoen. Deze stap is ook bepalend voor de keuze van de procedure. Inderdaad, alleen wanneer het geraamde bedrag (excl. btw) lager is dan 30.000 euro, moet de vereenvoudigde procedure voor overheidsopdrachten van geringe waarde worden toegepast.

• De volgende stap bestaat erin bewijs te bewaren van de raadpleging van meerdere economische operatoren (het is aanbevolen er minstens 3 te raadplegen). Concreet moet men in staat zijn bijvoorbeeld een screenshot van zoekopdrachten op verschillende websites, uittreksels uit catalogi of meerdere offertes te kunnen voorleggen, verzameld in een administratief dossier.

Als mededinging onmogelijk blijkt, is het essentieel de redenen daarvan schriftelijk te motiveren.

Hoewel het opstellen van een bestek niet verplicht is, kan het nuttig zijn een marktbeschrijving op te stellen. Het is aan te raden minstens de volgende elementen te specificeren:

• Gunningscriterium (economisch meest voordelige aanbieding, uitvoeringstermijn/levertermijn)
• Modaliteiten voor het indienen van de offerte (welke documenten te gebruiken, via welk kanaal de offerte in te dienen, binnen welke termijn)
• De niet-tegenwerpelijkheid van de algemene en bijzondere verkoopsvoorwaarden van de inschrijvers

Voorbeelden

Hieronder worden twee voorbeelden gegeven ter illustratie van twee types situaties:

Ofwel is het voorwerp van de opdracht zodanig dat een eenvoudige vergelijking mogelijk is, en is het niet noodzakelijk een bijzondere formaliteit te respecteren bij de vergelijking van de offertes en de definitieve selectie.

Ofwel lijkt het aangewezen om bepaalde punten met de potentiële inschrijvers te bespreken. In dat geval wordt aanbevolen de definitieve beslissing mee te delen aan de inschrijvers die met u in contact zijn geweest.

VOORBEELD 1: Een vzw wenst kantoormateriaal aan te schaffen.

• Ze zal eerst binnen haar organisatie nagaan of er een contract bestaat via hetwelk de leveringen kunnen worden aangeschaft. Indien dit niet het geval is, moet het materiaal via een nieuwe overheidsopdracht worden aangekocht.

• De vzw zal haar behoefte moeten definiëren en bepalen welke leveringen gewoonlijk worden aangeschaft. Om de prijzen van kantoormateriaal efficiënt te vergelijken, is het aan te raden een mandje samen te stellen met wat ze nodig heeft bij 3 leveranciers. Bewaar het bewijs van deze vergelijking in het administratief dossier. Kantoormateriaal betreft vaak terugkerende uitgaven. Het is aangewezen de kosten over 12 maanden te ramen.

• De vzw zal in principe het meest interessante aanbod selecteren, namelijk het goedkoopste mandje. Andere criteria kunnen echter ook meespelen, zoals de levertermijnen, de herkomst van de producten, enzovoort.

Indien de raming lager is dan 30.000 € exclusief btw over een periode van 12 maanden, is het mogelijk een overheidsopdracht van geringe waarde te sluiten. De factuur van de geselecteerde leverancier, na vergelijking van de prijzen van de 3 mandjes, geldt dan als bewijs van de sluiting van de opdracht.

VOORBEELD 2: Een vzw wil een maatgerichte opleiding organiseren:

1. In dit geval wordt het opstellen van een marktbeschrijving (of vereenvoudigd bestek) aanbevolen. De volgende informatie kan worden gespecificeerd:

• Het voorwerp: de organisatie van een opleiding (thema)
• De doelstellingen van de opleiding
• De inhoud van de opleiding (duur, verloop, aantal deelnemers)
• De organisatorische modaliteiten: locatie, uurrooster, beschikbaar materiaal
• De inschrijver uitnodigen om bijvoorbeeld te specificeren: de kwaliteiten en expertise van de trainers, het gebruikte opleidingsmateriaal, de forfaitaire prijs, eventuele reis- en verblijfskosten
• Een uiterste datum vastleggen voor het indienen van de offerte via het gekozen kanaal: per e-mail, per post.

2. Na een objectieve analyse van de verschillende offertes van de opleidingsaanbieders, zal de opleiding die het beste aansluit bij de behoeften van de vzw worden geselecteerd en wordt de beslissing aan de geselecteerde vzw meegedeeld.

3. De vzw brengt de definitieve beslissing over aan de opleidingsaanbieders die niet zijn geselecteerd.

Rapportageplicht

De wetgeving legt nu een rapportageplicht op voor overheidsopdrachten van geringe waarde, dat wil zeggen die afgesloten tussen 3.000 en 30.000 euro (excl. btw). Dit verslag moet jaarlijks worden ingediend, uiterlijk op 15 februari. Voor het eerst zal deze verplichting gelden op 15 februari 2025 voor de opdrachten die in 2024 zijn afgesloten. De te rapporteren gegevens betreffen:

1. De totale waarde van de overheidsopdrachten van geringe waarde die het voorgaande jaar zijn afgesloten.
2. Een uitsplitsing van deze waarde per begunstigde onderneming, waarbij de opdrachten worden onderscheiden volgens hun aard:

• Werken;
• Leveringen;
• Diensten.

Hoewel de wet het systematisch invoeren van opdrachten in e-Procurement niet verplicht, biedt dit platform een systeem aan om deze jaarlijkse rapportage te vergemakkelijken. Voor meer informatie raden wij u aan de Praktische Gids van BOSA te raadplegen.